紙の日報をやめ、全ての現場の計画と実績をクラウド上に集約！

『INSHARE』導入前の課題

紙の日報を手作業でExcelに入力していた

以前は、現場の計画と実績を管理するために、各現場から送られてくる日報を手作業でExcelの一覧表にまとめていました。日報は現場ごとにFAXやメールなど異なる形式で届くため、1件ずつ転記する必要があり、業務の負荷は大きかったです。繁忙期には、10件以上の現場が同時に進行するため、この業務だけで1日費やしてしまうこともありました。

しかし、この一覧表は、安全パトロールや苦情対応、補修時の確認など、重要な作業記録として扱っていたため、手間をかけてでもまとめるべきだと考えていました。

改善のきっかけ

これまでも業務負荷を減らすためのツールを探していましたが、当社では導入にあたってセキュリティ面の基準が厳しく、条件に合うものが見つかりませんでした。

『INSHARE』なら、セキュリティ面の基準を問題なくクリアできたことや、社内でペーパーレス推進の動きが活発になったことが後押しとなり、実際に導入の運びとなりました。土木工事積算システム『Gaia』シリーズを長年利用しており、ビーイングへの信頼があったこともプラスになったと思います。

導入にあたっては、当社の工事規模が年単位の大きなものから数日単位の小さなものまで、工事の規模が様々であることをビーイングに相談し、協力会社を含めアカウント数（40ID）で利用開始することにしました。

『INSHARE』導入の効果

日報のペーパーレスを実現し、業務負荷を大幅軽減！

導入した結果、今では全ての現場の計画と実績を『INSHARE』上で管理しており、これまで時間をかけてExcelでまとめていた一覧表自体が不要になりました。日報が送られてくると、その内容を『INSHARE』の工程バーにあるメモに入力しています。これを機にFAXでの受付は完全に廃止し、ペーパーレス化も実現しました。

また、以前は工事のスケジュール（件名、日程、昼夜の別、監理技術者、主任技術者の割当などの計画をまとめたもの）をExcelで作成していましたが、これも廃止して『INSHARE』に統合することができました。

工事のスケジュールをスマホで気軽に確認！

『INSHARE』で個別に工程表を作っている現場担当者には、パソコンを開かなくても担当現場の工程をスマホで気軽に確認できる点が評判です。

ファイル管理機能で図面を保存しておくと、いつでも見られるので便利ですね。紙の図面を確認する場合、情報漏洩防止のため様々な面倒ごとがありますが、スマホで確認するだけなら簡単です。

チャット形式でいつでも質問でき、自己学習コンテンツも充実！

導入初期には、当社の業務に適した運用方法について定期的に相談の場を設けていただきました。運用のベースが出来上がった段階で社内担当者への研修会を実施し、その後はチュートリアル動画などを活用して自主的に学習を進めています。社外の協力会社に対しては、現場担当者から使い方を教えることで、円滑に業務改善できています。

また、ビーイングに直接質問できるワークスペースを『INSHARE』上に設けたことで、メッセージ機能を活用したチャット形式のサポートを受けられ、今のところ運用や操作で困ったことはありませんね。

今後取り組みたいこと

今後は、協力会社に撮ってもらった写真を『INSHARE』にアップロードしてもらうなど、現場の情報が『INSHARE』に集まる仕組みを作っていくことで、今後さらなる業務効率化が期待できると考えています。

また、技術者の配置計画にも『INSHARE』を活用できるのではないかと考えています。現場には監理技術者や主任技術者が必要とされる場合があるのですが、今はその管理をExcel上で行なっています。しかし、『INSHARE』の工程表をより活用することで、今よりもずっと効率的に配置計画を立てられる可能性を感じています。

また、『Gaia』のデータから工程表を簡単・正確に作成できる機能があり、ぜひ試してみたいですね。

『INSHARE』導入で、事務作業効率が大幅にアップしたと感じています。実際にかかった作業時間を記録しているので、もうしばらくしたら、過去の実績と比較してみたいと思います。